Office Manager (met beschikbaarheid op vrijdag | 0,8 - 1,0 FTE)
Vind je het leuk om samen met je collega office manager, het visitekaartje van onze faciliteit te zijn en het eerste aanspreekpunt voor onze klanten en bezoekers? Ben jij graag de vraagbaak voor je collega’s en krijg jij energie van het organiseren en regelen van de dagelijkse gang van zaken op kantoor? En ben je beschikbaar op de vrijdagen?
Dan hebben wij een afwisselende baan voor je in een informeel team en in een werkcultuur met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatieven, ideeën en verantwoordelijkheden.
Biotech Training Facility is een trainingscentrum in Leiden dat theoretische en praktische farmaceutische trainingen aanbiedt op het gebied van GMP, kwaliteit en productie. De cursussen vinden plaats in een levensechte omgeving, omdat de faciliteit volledig is uitgerust met laboratoria, cleanrooms en een technische ruimte.
Taken en Verantwoordelijkheden
De Office Manager is eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en overige gasten. De Office Manager speelt een cruciale rol in het soepel verlopen van alle dagelijkse zaken en het creëren van een efficiënte werkomgeving. De Office Manager biedt brede ondersteuning aan het management en andere collega’s op het gebied van financiën, HR, planning en marketingwerkzaamheden en denkt actief mee over het verbeteren en stroomlijnen van bedrijfsprocessen. De Office Manager is intern de go-to person voor uiteenlopende zaken..
Kerntaken:
Ondersteuning in HR-werkzaamheden en onboarding van nieuwe collega’s.
Administratieve en facilitaire organisatie en coördinatie van trainingen en evenementen.
Aankoop en beheer van kantoorbenodigdheden, voorraad en marketingmateriaal.
Verzorgen uitstraling en ordelijkheid receptie, lobby en pantry’s.
Naast deze kerntaken ben je inzetbaar voor allerlei assisterende, meer incidentele werkzaamheden ter ondersteuning van diverse collega’s en afdelingen.
Vaardigheden en Ervaring
HBO werk- en denkniveau of gelijkwaardig niveau door werkervaring
Uitstekende schriftelijke en verbale communicatie in de Nederlandse en Engelse taal
Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint is een pré
Je gaat zelfstandig te werk maar werkt ook graag samen
Je bent georganiseerd en proactief
Je kunt goed prioriteiten stellen
Je bent klantgericht en ondersteunt je collega’s waar mogelijk
Je heb een representatieve uitstraling